Aprobación y reglas

Todo se configura en Configuración › Operaciones › Anticipos y gastos.

Nadie aprueba lo suyo

Para aprobar o rechazar se necesita el permiso de activar del menú. Y aunque lo tengas, no puedes aprobar ni rechazar tus propios anticipos o legalizaciones.

Reglas de aprobación por monto

Pestaña Grupos: agrupa a los solicitantes (los miembros del grupo).

Pestaña Reglas de aprobación: por cada grupo y tipo (anticipo o legalización) defines:

• Monto desde y Monto hasta (vacío es sin tope).
• Aprobadores: basta con que uno apruebe.

Si hay reglas para el grupo y el monto, solo esos aprobadores pueden revisar. Si no hay reglas, aprueba cualquiera con el permiso de activar.

Ejemplo: en Control Verde MIP SAS, los anticipos de técnicos hasta $500.000 los aprueba el supervisor de operaciones; los de más de $500.000, la gerencia.

Conceptos y topes

Pestaña Conceptos. Por cada concepto de gasto:

• Tope por gasto.
• Tope por día: la suma de gastos del mismo responsable en el día, incluso en otras legalizaciones.
• Exige factura legal.
• Exige foto del soporte.

Los topes alertan, no bloquean: el gasto queda marcado para que el aprobador lo revise.

Si usas SAP, en cada concepto van la cuenta contable, el artículo de servicio, el impuesto y el centro de costo.

Reglas de ítems

Pestaña Reglas de ítems. Defines una palabra a detectar en la descripción del gasto y la acción:

• Excluir del total (no reembolsable).
• Bloquear el envío.
• Solo alertar al aprobador.

Ejemplo: la palabra «licor» con la acción Excluir del total.

Empleados SAP

Pestaña Empleados SAP: relaciona a cada empleado con su código en SAP, si usas la integración.